I.          TỔNG QUAN

1.1.           Mục đích

Tài liệu này mô tả quy trình xử lý liên thông với đơn vị vận chuyển thực hiện quy trình nhậnhồ sơ tại nhà.

1.2.           Đối tượng sử dụng

Cán bộcơ quan tiếp nhận hồ sơ

1.3.           Chức năng

Quản lý các giao dịch với nhà cung cấp

1.4.           Mô tả tóm tắt quy trình

-         Tại màn hình Nhận bàn giao và trả kết quả cán bộ một cửa tiến hành thực hiện Chuyển trả kết quả tại nhà với những hồ sơ yêu cầu nhận kết quả tại nhà

-         Quá trình thực hiện gửi thông tin sang bưu chính thành công à Thông tin sẽ được gửi sang cho nhà cung cấp vận chuyển. Cán bộ vào màn hinh Quản lý giao dịch nhà cung cấp để thực hiện:

·        Hủy chuyển phát: Nếu công dân đến cơ quan nhận kết quả trước khi bàn giao kết quả cho Nhà cung cấp vận chuyển

·        Bàn giao vận chuyển: Bàn giao hồ sơ, kết quả cho Nhà cung cấp

·        Nhận lại hồ sơ: Nhà cung cấp phát không thành công cán bộ cơ quan thực hiện nhận lại hồ sơ

·        Xác nhận kết quả: Nhà cung cấp phát thành công cán bộ cơ quan thực hiện xác nhận kết quả

 II.          QUY TRÌNH THỰC HIỆN

2.1.           Công dân đăng ký hồ sơ mức 4

Đường dẫn: Công dân truy cập vào trang web: https://dichvucong.hanoi.gov.vn/

Bước 1: Chọn Đăng ký trực tuyến -> Chọn cấp đăng ký hồ sơ

Bước 2: Công dân chọn thủ tục cần đăng ký DVC mức 4

Bước 3: Sau khi nhập đầy đủ thông và đăng ký thông tin, màn hình thông báo đăng ký thành công sẽ hiển thị ra như sau:

+       Nếu công dân có yêu cầu nhận kết quả tại nhà sẽ tích vào ô: Nhận kết quả tại nhà và nhập đầy đủ thông tin địa chỉ nơi nhận và chọn hoàn tất để hoàn tất đăng ký

+       Nếu công dân không tích nhận hồ sơ tại nhà thì hồ sơ này của công dân sẽ là Hồ sơ DVC mức độ 3

2.2.           Gửi thông tin từ MCĐT sang Nhà cung cấp vận chuyển

Đường dẫn: Vào màn hình Nhận bàn giao và trả kết quả hồ sơ

Sau khi cán bộ một cửa nhận bàn giao kết quả có công dân có tích đăng ký tại nhà, hồ sơ sẽ tự động chuyển thông tin sang Bưu điện VNPOST

Hình 1: Gửi thông tin hồ sơ qua Nhà cung cấp vận chuyển

Đồng thời, công dân nhận được thông báo có kết quả hồ sơ như hình dưới đây:

2.3.           Bàn giao hồ sơ cho Nhà cung cấp vận chuyển

Sau khi thông tin hồ sơ đã được gửi thông tin sang Nhà cung cấp vận chuyển, đơn vị vận chuyển cử cán bộ xuống cơ quan để nhận các giấy tờ để trả cho công dân. Cán bộ một cửa cơ quan tiến hành bàn giao hồ sơ cho cán bộ của Nhà cung cấp vận chuyển.

Đường dẫn: Vào màn hình Quản lý giao dịch với nhà cung cấp

Hình 2: Bàn giao hồ sơ cho Nhà cung cấp

Bước 1: Chọn Trạng thái chuyển phát là Tiếp nhận đơn hàng

Bước 2: Thực hiện click  để hiện thị trạng thái Tiếp nhận đơn hàng

Bước 3: Chọn một hồ sơ cần bàn giao vận chuyển

Bước 4: Click vào

-         Cán bộ gõ Mã nhân viên cán bộ bưu chính sau đó thực hiện enter để tìm kiếm nhân viên

-         Cán bộ click vào  để lưu thông tin bàn giao kết quả hồ sơ cho cán bộ bưu chính. Phần mềm sẽ tự động in ra biên bản bàn giao.

2.4.           Xác nhận kết quả vận chuyển (TH phát thành công)

Sau khi Nhà cung cấp vận chuyển nhận hồ sơ bàn giao từ cán bộ cơ quan. Cán bộ của Nhà cung cấp vận chuyển tiến hành phát hồ sơ cho công dân. Trường hợp hồ sơ được đơn vị vận chuyển phát thành công cho công dân, cán bộ một cửacơ quan và cán bộ của Nhà cung cấp vận chuyển tiến hành xác nhận hồ sơ phát thành công.

Đường dẫn: Vào màn hình Quản lý giao dịch với nhà cung cấp

 

Hình 3: Xác nhận kết quả phát thành công.

Bước 1: Chọn Trạng thái chuyển phát là Phát thành công

Bước 2: Thực hiện click  để hiện thị trạng thái Phát thành công

Bước 3: Chọn một hồ sơ cần xác nhận kết quả

Bước 4: Click vào

-         Cán bộ gõ Mã nhân viên cán bộ bưu chính sau đó thực hiện enter để tìm kiếm nhân viên

-         Cán bộ click vào  để lưu thông tin nhận lại hồ sơ của cán bộ bưu chính. Phần mềm sẽ tự động in ra biên bản xác nhận kết quả.

Hình 3: Xác nhận kết quả vận chuyển.

2.5.           Nhận lại hồ sơ (TH phát không thành công)

Đối với những hồ sơ đã bàn giao cho Nhà cung cấp vận chuyển nhưng trong quá trình bào giao đến công dân phát sinh vấn đề (sai địa chỉ, đến nhiều lần nhưng không gặp công dân…) hồ sơ được đơn vị vận chuyển trả lại cho cơ quan. Cán bộ cơ quan tiến hành nhận lại các hồ sơ mà đơn vị vận chuyển không thể bàn giao được cho công dân.

Đường dẫn: Vào màn hình Quản lý giao dịch với nhà cung cấp

Hình 4: Nhận lại hồ sơ phát không thành công.

Bước 1: Chọn Trạng thái chuyển phát là Phát không thành công

Bước 2: Thực hiện click  để hiện thị trạng thái Phát không thành công

Bước 3: Chọn một hồ sơ cần nhận lại hồ sơ

Bước 4: Click vào

-         Cán bộ gõ Mã nhân viên cán bộ bưu chính sau đó thực hiện enter để tìm kiếm nhân viên

-         Cán bộ click vào  để lưu thông tin nhận lại hồ sơ của cán bộ bưu chính. Phần mềm sẽ tự động in ra biên bản nhận lại hồ sơ

2.6.           Hủy thông tin chuyển phát

Đối với những hồ sơ đã chuyển qua phần mềm của Nhà chung cấp vận chuyển thành công. Tuy nhiên công dân đã đến bộ phận một cửa nhận kết quả xử lý hồ sơ. Cán bộ cơ quan thực hiện Hủy chuyển phát

Đường dẫn: Vào màn hình Quản lý giao dịch với nhà cung cấp

Hình 5: Hủy thông tin chuyển phát

Bước 1: Chọn Trạng thái chuyển phát là Tiếp nhận đơn hàng

Bước 2: Thực hiện click  để hiện thị trạng thái Tiếp nhận đơn hàng

Bước 3: Chọn một hồ sơ cần hủy chuyển phát

Bước 4: Click vào . Trong màn hình bật lên cán bộ thực hiện  để hủy thông tin chuyển sang Nhà cung cấp vận chuyển.

2.7.           In lại biên bản

2.7.1 In lại biên bản bàn giao hồ sơ

Đường dẫn: Vào màn hình Quản lý giao dịch với nhà cung cấp

Bước 1: Chọn Trạng thái chuyển phát để in lại biên bản bàn giao hồ sơ

Bước 2: Thực hiện click

Bước 3: Chọn một hồ sơ cần in lại

Bước 4: Click vào  để in lại biên bản bàn giao hồ sơ

2.7.2 In lại biên bản xác nhận hồ sơ

Đường dẫn: Vào màn hình Quản lý giao dịch với nhà cung cấp

 

Bước 1: Chọn Trạng thái chuyển phát để in lại biên bản xác nhận hồ sơ

Bước 2: Thực hiện click

Bước 3: Chọn một hồ sơ cần in lại

Bước 4: Click vào  để in lại biên bản xác nhận hồ sơ

2.7.3 In lại biên bản nhận lại hồ sơ

Đường dẫn: Vào màn hình Quản lý giao dịch với nhà cung cấp

Bước 1: Chọn Trạng thái chuyển phát Bưu chính trả lại hồ sơ

Bước 2: Thực hiện click

Bước 3: Chọn một hồ sơ cần in lại

Bước 4: Click vào  để in lại biên bản nhận lại hồ sơ